Koordinasi dan Rentang Manajemen

Koordinasi (Coordination)
    adalah proses mengintregrasikan tujuan dan kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien 

Kebutuhan akan Koordinasi 
    Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi :
1.    Saling ketergantungan yang menyatu (pooled Interdependence) Tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir 
2.    Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence) di mana suatu satuan organsiasi harus melakukan pekerjaan terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
3.    Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence) Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi 

Efektifitas  Koordinasi

Pokok Bahasan:
•    Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif 
•    Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif 
•    Mekanisme pengkoordinasian 
•    Meningkatkan koordinasi 
•    Rentang Manajemen    
Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif 
1.    Perbedaan dalam organisasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2.    Perbedaan dalam Orientasi waktu, Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah yang harus dipecahkan segera dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlihat dengan masalah jangka panjang. 
3.    Perbedaan dalam Orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, bagian penelitian dan pengembangan lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain
4.    Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasikan program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang efektif.
    Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif, koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, dan pemprosesan informasi.
    Pemprosesan informasi membutuhkan waktu lebih lama, ketika tingkat ketidak pastian tugas menjadi tinggi 

Tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif 
1.    Mempergunakan teknik manajemen dasar.
    Hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan serta aturan dengan prosedur 
2.    Diperlukan bermacam-macam satuan organisasi menjadi lebih saling tergantung dan luas dalam ukuran dan fungsi 
3.    Penyediaan tambahan sumber daya untuk satuan organisasi atau pengelompokkan kembali organisasi agar tugas dapat berdiri sendiri.

Mekanisme Pengkoordinasikan Dasar 
    1. Hirarki Manajerial 
    Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntansi yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksnakan dengan pengarahan yang tepat.
    2. Aturan dan Prosedur 
    Adalah keputusan manajerial yang dibuat untuk menangni kejadian rutin, sehinggda dapat menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin 
    3. Rencana dan penetapan tujuan 
    Digunakan untuk pengkoordinasikan melalui pengarahan saluran satuan organisasi terhadap sasaran yang sama.

Meningkatkan koordinasi potensial 
    1. Sistem informasi vertikal 
    Adalah peralatan melalui data disalurkan melewati tingkatan organisasi 
    2. Hubungan-hubungan lateral (horizontal)
    Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan lateral membiarkan informasi di pertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada. 

Pengurangan kebutuhan koordinasi 
    Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
1.    Penciptaan sumber daya tambahan Sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu tugas peringan dan masalah-masalah yang timbul berkurang 
2.    Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.Teknik ini mengurang kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan organisasi.

Penentuan mekanisme koordinasi yang tepat 
    Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan koordinasi 
Rentang manajemen 
    Rentang manajemen, berarti jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan kepada seorang manajer tertentu.
    Rentang manajemen disebut juga rentang kendali karena manajemen lebih dapat menunjukkan kekuasaan dan ruang lingkup fungsi pengawasan.

Ada dua alasan utama mengapa penentuan rentang yang tepat adalah penting 
1.    Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajemen dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan 
2.    Ada hubungan antara rentang manajemen seluruh organisasi dan struktur organisasi 

Rentang manajemen 
q    Rentang Manajemen Lebar
q    Rentang Manajemen Sempit 

Alasan digunakannya rentang manajemen yang melebar (pilihan pertama)
    adalah : 
    Tingkatan hirarki yang semangkin tinggi cenderung mengurangi   kecepatan waktu penyebaran informasi dai atas ke bawah.v
    Penambahan tingkat manajemen memakan biaya, karena memerlukan penambahan gaji manajerialv 
    Rentang manajemen yang melebar berarti penggunaan sumber daya manajer secara efisievn 
    
    Alasan digunakan rentang manajemen yang menyempit (pilihan kedua) adalah, yakni :
    Moral dan produktifitas karyawan akan meningkat dalam organisasi kecil dari pada dalam organisasi besar.v
    Koordinasi dan kooperasi berkembang baik, karena setiap individu harus           mengelolah fungsi sendiri dan dengan bantuan minimun dari atasan.v 

Faktor-faktor yang mempengaruhi rentang manajemen 
1.    Kesamaan fungsi-fungsi : Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentang semakin melebar.
2.    Kedekatan geografis : Semakin dekat kelompok kerja di tempatkan, secara pisik, rencangan semakin melebar 
3.    Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan : Semakin sedikit pengawasan langsung yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar 
4.    Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan : Semakin berkurang kordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar 
5.    Perencanaan yang dibutuhkan manajer : Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan rentangan semakin melebar 
6.    Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas : Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan dan pengawasan mutu, rentangan semakin melebar. 

Sumber : http://materteknologiinformasi.blogspot.com/2012/01/koordinasi-dan-rentang-manajemen.html

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s